Cómo ahorrar tiempo y mejorar la productividad con transcripciones de vídeo y audio

En el día a día laboral, interactuamos con una cantidad abrumadora de formatos audiovisuales: videos de formación, reuniones grabadas, webinars y más. Pero, ¿cuánto tiempo perdemos buscando información específica o transcribiendo manualmente estos contenidos? Seguro que más del que nos gustaría.

Ahora imagina poder transcribir automáticamente todo ese contenido, extraer datos valiosos, y luego interactuar con la información a través de un chat inteligente. Este avance no solo te ahorra tiempo, sino que también te da una ventaja competitiva, optimizando recursos y mejorando la toma de decisiones. En este artículo, te mostramos cómo esta tecnología puede transformar tu forma de trabajar, haciéndola más productiva y efectiva.

6 Ventajas de la transcripción de tus audios y vídeos

1. Eficiencia en la comunicación

• Facilidad de referencia y búsqueda: Las transcripciones te permiten buscar palabras clave o frases específicas en segundos, ahorrándote la tediosa tarea de revisar todo el contenido.
• Reducción del tiempo de consumo: Escanea rápidamente el contenido y ve directo a las partes más relevantes, optimizando tu tiempo al máximo.

2. Mejor accesibilidad

• Soporte multilingüe: Las transcripciones permiten traducir contenido a otros idiomas fácilmente, ampliando tu alcance a audiencias globales.
• Inclusión de personas con discapacidades auditivas: Haz que tu contenido sea accesible para todos, promoviendo la inclusión en cualquier entorno.

3. Recopilación de datos y métricas clave para decisiones estratégicas

• Generación de información procesable: Convierte tus transcripciones en datos valiosos, identificando patrones y tendencias que te guíen en la toma de decisiones.
• Métricas tangibles para la toma de decisiones: Analiza y cuantifica la información para tomar decisiones más informadas y estratégicas.

4. Potenciación del aprendizaje y la capacitación

• Apoyo al aprendizaje visual y auditivo: Combina video, audio y texto para mejorar la retención y comprensión de la información.
• Reforzamiento del material de estudio: Usa las transcripciones como material de referencia adicional, ideal para repasar y clarificar conceptos clave.

5. Impulso a la productividad empresarial

• Optimización de reuniones y conferencias: Revisa transcripciones de reuniones para no perderte nada importante y optimiza el uso del tiempo.
• Mejora en la comunicación asíncrona: Facilita la colaboración en equipos distribuidos, permitiendo que todos estén al tanto sin importar la diferencia horaria.

6. Cumplimiento normativo y reducción de riesgos

• Aseguramiento de la conformidad legal: Mantén un registro detallado y accesible de todas las comunicaciones, garantizando el cumplimiento normativo.
• Reducción de riesgos legales y operacionales: Minimiza riesgos con registros precisos que pueden ser vitales en caso de disputas o auditorías.

Casos de uso

Servicio al cliente

En el sector del servicio al cliente, las transcripciones de interacciones telefónicas o de video permiten una mejor documentación de las consultas y resoluciones de los clientes. Además, mediante el análisis de estas transcripciones, es posible identificar patrones recurrentes que pueden ser extremadamente valiosos para la empresa. Por ejemplo, se puede analizar el sentimiento de los clientes, identificar palabras clave, evaluar la duración de las llamadas y comprender mejor los temas que más preocupan a los clientes. Esta información puede ser utilizada para mejorar la calidad del servicio, desarrollar estrategias de capacitación más efectivas y tomar decisiones basadas en datos para optimizar la experiencia del cliente.

Ejemplo práctico: Si tu empresa tiene transcripciones de interacciones telefónicas o de video con clientes, puedes realizar búsquedas específicas, como «¿Cuántas veces un cliente mencionó estar insatisfecho con el tiempo de espera?». Esto no sólo ayuda a identificar problemas recurrentes, sino que también facilita la mejora continua del servicio al cliente.

Reuniones empresariales

En el mundo corporativo, las transcripciones de reuniones ejecutivas son esenciales para documentar decisiones importantes y acciones futuras. Esto asegura que todas las partes interesadas estén alineadas y que se mantenga un registro claro y accesible para futuras referencias.

Ejemplo práctico: Con las transcripciones de una reunión, podrías preguntar «¿Cuál era el deadline para la entrega del proyecto X?» o «¿Quién se encargará de coordinar la próxima campaña de marketing?». Esto garantiza que no se pierdan detalles importantes y que todos los participantes tengan acceso a la información clave, optimizando la gestión de proyectos y responsabilidades.

Optimización de videos internos como manuales para empleados

Las transcripciones de videos internos utilizados como manuales de formación para empleados son una herramienta valiosa en las empresas. Facilitan el acceso rápido a la información clave, permitiendo a los empleados encontrar y revisar procedimientos específicos sin necesidad de volver a ver el video completo. Esto optimiza el proceso de aprendizaje y garantiza que todos los empleados estén bien informados y actualizados en los procedimientos y políticas de la empresa.

Ejemplo práctico: Si tienes un video de formación sobre un nuevo software, en lugar de ver el video completo para encontrar cómo realizar una tarea específica, podrías buscar directamente en la transcripción «¿Cómo se configura la nueva herramienta de análisis de datos?». Esto facilita el acceso a la información crucial, permitiendo a los empleados realizar su trabajo de manera más eficiente.

Educación en línea

En plataformas educativas, las transcripciones de videos de clases no solo permiten a los estudiantes revisar el material de manera más eficiente y en su propio tiempo, sino que también simplifican enormemente la búsqueda de contenido específico. Los estudiantes y profesores ya no necesitan transcribir manualmente el contenido, ya que las transcripciones automáticas permiten encontrar rápidamente información clave sin tener que ver todo el video completo. Esto mejora la accesibilidad y optimiza el tiempo dedicado al aprendizaje.

Ejemplo práctico: Un estudiante podría buscar en la transcripción de una clase «¿Qué explicó el profesor sobre la teoría de la relatividad?», lo que le permite repasar rápidamente conceptos específicos sin tener que volver a ver toda la lección. Esto es especialmente útil para estudiar para exámenes o preparar trabajos.

Optimización de las transcripciones de audio y vídeo con Copilot Studio

¿Y cómo puedes hacer todo esto? Copilot Studio es una plataforma avanzada de Microsoft que permite personalizar y extender las capacidades de Microsoft Copilot. Con esta herramienta, las organizaciones pueden crear experiencias de inteligencia artificial a medida, incluyendo interfaces y flujos de trabajo adaptados a diferentes necesidades.

Copilot permite interactuar con transcripciones generadas por herramientas como Whisper, Azure AI Speech o Azure Video Indexer. Esto te permite hacer preguntas específicas sobre el contenido transcrito y obtener respuestas en tiempo real, optimizando tu tiempo y mejorando la toma de decisiones.En Nucleoo, estamos aquí para ayudarte a implementar Copilot Studio o cualquier otra solución que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Nuestro equipo de expertos en tecnología personalizada se asegurará de que aproveches al máximo estas herramientas, mejorando la comunicación, la productividad y la colaboración en tu organización.